Ospedaletto: 25 km di cartelle cliniche in "Archivio robotizzato"
E' stato inaugurato dall'assessore regionale alla sanità Daniela Scaramuccia il nuovo archivio che consentirà di contenere le cartelle cliniche digitalizzate delle Asl toscane con notevoli risparmio di tempo e costi
Un archivio interamente robotizzato capace di contenere 25 chilometri lineari di cartelle cliniche provenienti dalle Asl di Massa, Lucca, Pisa, Livorno, Viareggio, oltre che dall’Azienda Ospedaliera Universitaria di Pisa. E’ il progetto dell’Estav Nord Ovest, che a regime, nel 2013, sarà in grado di digitalizzare e microfilmare tutte le cartelle cliniche delle Asl toscane nella nuova struttura di mille metri quadrati, interamente robotizzata, inaugurata oggi dall’assessore al diritto alla salute Daniela Scaramuccia a Ospedaletto, assieme al direttore dell’Estav Nord Ovest Brunero Baldacchini.
“Si tratta di un progetto ambizioso, in grado di modificare radicalmente le abitudini delle aziende sanitarie e dei cittadini in tema di documentazione sanitaria - ha detto l’assessore Scaramuccia - con questa iniziativa avremo un forte abbattimento dei costi gestione, anche di quelli indiretti, collegati ad una conservazione spesso qualitativamente carente. Da oggi invece i medici potranno consultare la documentazione al computer mentre i pazienti, grazie all’introduzione della firma digitale, non dovranno più ricorrere alla tradizionale richiesta di fotocopia cartacea presso la struttura sanitaria di degenza, non dovranno più spostarsi, perdere tempo in code e attese che oggi raggiungono anche i 30 giorni”.
Uno dei vantaggi di questo “Archivio robotizzato” è quindi l’abbattimento dei costi di gestione a carico delle aziende sanitarie per spazi, personale, fotocopiatura ed esternalizzazioni del servizio di fruizione delle cartelle cliniche. Per quanto riguarda l’Estav Nord Ovest, il risparmio è di un milione e mezzo di euro. Si prevede che quando il sistema sarà a regime in tutta la regione, il risparmio potrà essere intorno ai 5 milioni. Nel pieno rispetto della normativa in materia di conservazione sostitutiva, l’Estav Nord Ovest provvederà da subito a stilare un cronoprogramma di immissione delle cartelle cliniche partendo dalle aziende sanitarie che compongono l’area vasta, ma avviando dal 2013 anche l’immissione delle altre aree vaste secondo modalità che saranno concordate con la Regione Toscana. La stessa Regione Toscana, per favorire e accelerare questo processo, ha finanziato il progetto con un contributo straordinario, al fine di coprire turni giornalieri di lavoro sull’arco delle 12/14 ore.
IL MAGAZZINO ROBOTIZZATO
Il magazzino di Ospedaletto, ampio mille metri quadrati, è realizzato in una moderna struttura, idonea a contenere circa 25 km lineari di cartelle cliniche, e provvede alla digitalizzazione e microfilmatura sostitutiva delle stesse. Completato il procedimento, le cartelle cliniche saranno distrutte per far posto alle nuove già prodotte o in fase di produzione nei reparti di degenza. Dal punto di vista strutturale, questo archivio robotizzato rappresenta un impianto tecnologicamente innovativo che, con una spesa di poco superiore al milione di euro, viene realizzato con struttura metallica alveolare atta ad un utilizzo intensivo dello spazio, totalmente automatizzata ed informatizzata, senza la necessità di presenza di personale al suo interno, anzi inaccessibile dall’esterno per motivi di sicurezza del dato sanitario. Anche il sistema antincendio è tecnologicamente avanzato, in quanto basato sull’immissione nell’ambiente archivio di azoto che consente di inertizzare l’atmosfera presente e limitare la concentrazione di ossigeno (comburente).
LA FILIERA DI DIGITALIZZAZIONE
La gestione dell’"Archivio robotizzato" avverrà mediante l’impiego di un software in grado di riconoscere e recapitare i codici a barre dei fascicoli con un programma di codifica su piattaforma web; questo sistema di archiviazione inizierà direttamente nel reparto che produce la cartella clinica, all’interno del quale il coordinatore infermieristico collocherà la stessa all’interno di appositi contenitori in pvc solo dopo aver applicato un codice a barre in modo da identificarla, anche successivamente e in modo automatico. Inoltre, in fase di microfilmatura e/o di consultazione, il software consentirà di ottenere un report cronologico delle lavorazioni per ridurre eventuali errori di ricollocazione delle pratiche all’interno dei contenitori e per garantire al massimo la sicurezza del documento.
