Archiviazione dei documenti: come tenerli ordinati e a portata di mano

4 consigli utili per tenere in ordine i documenti in casa

Fatture, bollette, documenti della banca, buste paga. L'archiviazione dei documenti di casa è un compito importante. Avere i propri documenti in ordine, infatti, è fondamentale ai fini fiscali, per eventuali controllo ed anche soltanto per avere la possibilità di trovare una bolletta, senza dover ribaltare tutta la casa.

Semplicità ed immediatezza possono essere due delle strategie vincenti, per fare ordine in modo semplice ed intuitivo.

1) La scelta dello spazio adatto

Bisogna scegliere attentamente il luogo adatto, quello in cui andremo a mettere i documenti una volta archiviati. Questo diventerà l'unico punto di riferimento per tutti i documenti in nostro possesso. Può essere scelto a questo scopo un armadio, una credenza, una cassapanca o un mobile della cucina. Ricordiamoci che la conservazione di alcuni documenti durerà molti anni. Proprio per questo è meglio non utilizzare uno spazio troppo piccolo.

2) L'acquisto del materiale e degli strumenti necessari

Ora che avete scelto lo spazio dove conserverete i documenti di casa, dovete preparare ed acquistare ciò che vi serve per organizzarli nel migliore dei modi. Per raggiungere questo scopo possono esservi molto utili: 

  • faldoni o raccoglitori ad anelli;
  • cartelline trasparenti con i buchi;
  • penne colorate;
  • una pinzatrice.

3) Come organizzare i documenti di casa

Iniziate a suddividere tutti i vostri documenti in macrocategorie come le seguenti:

  • banca;
  • documenti automobile;
  • utenze o bollette o fatture;
  • lavoro;
  • personali e salute;
  • casa;
  • dichiarazioni dei redditi;
  • garanzie e libretti delle istruzioni (allega ai libretti i relativi scontrini o fatture di acquisto).

4) Divisione in sottogruppi

I documenti vanno poi divisi in sottogruppi ed inseriti in cartelline differenti, come ad esempio: 

  • Banca: ogni anno in una cartellina.
  • Automobile: contratto di acquisto o eventuale leasing, documenti di demolizione o vendita; documenti dell’automobile (fotocopie del libretto di circolazione e dell’assicurazione, certificato di proprietà in originale); bollo; assicurazione; multe.
  • Bollette: contratti di attivazione utenze; luce; acqua; gas; televisione; telefono.
  • Lavoro: cedolini delle buste paga; eventuali richieste INPS; comunicazioni varie.
  • Documenti personali e della salute: documenti d’identità (conservare una copia di tutti i documenti d’identità, utili in caso di smarrimento e segnare sul calendario le scadenze da ricordare); referti di analisi e visite cliniche.
  • Documenti della casa: canone tv; contratti di affitto, con relativi pagamenti; spese condominiali; rogito notarile (se la casa è di proprietà); assicurazione della casa; ICI/IMU.
  • Dichiarazioni dei redditi: una cartellina per ogni anno in cui inserirete sia la dichiarazione che i relativi documenti utilizzati per compilarla; cartelle esattoriali; comunicazioni varie.

Riordinare per data

Potete procedere nel seguente modo per ordinare i documenti dei vari sottogruppi. Andrete avanti per data, ordinando:

  • dal basso: i documenti più vecchi 
  • all’alto: i documenti più recenti. 

In questo modo avrete in vista gli ultimi documenti e potrete inserirli nelle cartelline. Dovrete poi inserire in ogni faldone le relative cartelline e scrivere sul faldone il contenuto. Andrete poi a posizionarlo nel luogo stabilito.

Ricordate, in conclusione, che i tempi di conservazione dei documenti sono stabiliti dalla legge e sono differenti in base al tipo di documento che si deve conservare. Effettuate ad inizio anno un controllo accurato, eliminando i documenti che non vi servono più. Utilizzate un distruggi documenti per rendere illeggibili le informazioni ed i dati personali.

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