Le 10 regole per le assemblee condominiali: i consigli dell'Associazione consumatori cittadini italiani

Il periodo attuale, caratterizzato dall’intreccio dell’emergenza pandemica e della crisi economica, ha portato l'Acci ad interfacciarsi con le realtà più diverse, per poter definire linee guida congiunte di azione e di intervento, a tutela dei consumatori e del mercato. In tale percorso, il mondo del condominio appare centrale, sia per i molteplici interessi di tutela della qualità dei servizi che per assicurare il miglioramento delle condizioni di vita di milioni di consumatori
italiani che vivono, appunto, in condominio.

"Apprezziamo l’impegno che gli Amministratori di condominio stanno mostrando in questo difficile periodo e pertanto vogliamo contribuire sensibilizzando i condomini-consumatori perché consentano di organizzare le assemblee di condominio con modalità a distanza” dichiara il presidente nazionale Acci Antonella Vinella.

A tal fine, l’Acci ha predisposto un breve "Decalogo Acci per le assemblee in videoconferenza", patrocinato da CondoAssociazione, BMItalia - Associazione Nazionale Amministratori Immobiliari & Building Manager, ASS.I.A.C. - Associazione Italiana Amministratori e Condòmini, al fine di ridurre il più possibile il rischio di invalidazione delle assemblee in videoconferenza in questo particolare periodo segnato dalle restrizioni socio-amministrative da pandemia mondiale da Covid-19.

Le 10 regole da seguire

Verifica dei partecipanti
All’assemblea possono partecipare solo i condomini (cioè i proprietari) e loro delegati. La piattaforma di videoconferenza deve avere uno strumento di “Sala d’attesa” o di “Ammissione utente”, che consenta di verificare identità e qualificazione del partecipante.

Videoconferenza
Il partecipante all’assemblea deve poter vedere chi sta intervenendo e chi sta ascoltando. Allo stesso modo, il partecipante deve poter essere visto e sentito da tutti. Si esclude l’assemblea con partecipazione telefonica perché non consente di vedere né di essere visti, quindi non aiuta a semplificare la comunicazione (anzi, la complica).

Interventi liberi
Tutti i partecipanti sono liberi di intervenire durante l’assemblea. Il “diritto di parola” potrà essere regolato dal Presidente per consentire a tutti di intervenire in modo ordinato.

Condivisione
Durante l’assemblea è sempre preferibile condividere i documenti relativi alle questioni di cui si sta parlando per ottenere la maggiore attenzione e assicurare la comprensione degli argomenti di cui si sta discutendo. Durante l’assemblea, il Segretario dovrebbe condividere il verbale, consentendo a tutti di leggere “in diretta” quanto viene riportato.

Revisione
Durante l’assemblea in videoconferenza, è opportuno effettuare riscontri incrociati sulle presenze e le votazioni, preferendo un “appello nominale” per essere certi di registrare correttamente la volontà dei partecipanti.
Condividendo il verbale, è possibile assicurare maggiore trasparenza e consentire ai condomini di integrare i documenti.

Piattaforme chiuse
Bisogna privilegiare l’utilizzo di piattaforme che consentano di collegarsi anche tramite smartphone e tablet, oltre che dal computer.
E' preferibile ricorrere a sistemi che funzionano anche su diversi sistemi operativi, windows, mac, linux.

Registrazione
La registrazione dell’assemblea in videoconferenza può avvenire – come previsto anche per quelle in presenza – solo con il consenso di tutti i partecipanti. Si deve assicurare il diritto alla riservatezza delle comunicazioni e di quanto avviene in assemblea, avvisando della presenza di “estranei” alla compagine condominiale.

Integrazioni successive
Il verbale dovrà essere redatto durante l’assemblea e letto al termine delle discussioni. La firma del verbale da parte del Presidente e del Segretario può avvenire anche in un momento successivo alla chiusura dell’assemblea.

Interveniamo rispettando tutti
Non sovrapponiamo gli interventi. Manteniamo la pazienza quando la connessione viene meno e si sente “a scatti”. Amministratore, spetta a te assicurare che queste raccomandazioni vengano rispettate. L’assemblea è di tutti e tutti devono poter partecipare. L’assemblea è un momento di gestione e discussione delle questioni comuni a tutti i condomini. Non monopolizzare le discussioni e le decisioni per questioni irrilevanti o personali, che potresti gestire in separata sede con l’amministratore.