Cascina, all’anagrafe più internet e meno code: il Comune riorganizza il sistema

Un progetto organico di riorganizzazione degli sportelli demografici per far fronte alle nuove ed accresciute esigenze dei cittadini. Lo ha presentato in conferenza stampa questa mattina Luca Barsotti, assessore all'innovazione del Comune di Cascina.

Il piano punta a diminuire le code e i tempi di attesa per migliorare la qualità del servizio ai cittadini. Per raggiungere questo obiettivo l'amministrazione comunale ha deciso di rafforzare i servizi on line e di potenziare le attività di informazione e comunicazione attraverso sito internet e pannelli informativi.

"A Cascina dal 2000 ad oggi la popolazione è cresciuta quasi del 20% - ha detto Barsotti durante la conferenza stampa - e questo pone nuovi obiettivi ai servizi demografici e di anagrafe. Vogliamo dare tempi certi all’utenza, rafforzare i canali per offrire servizi on line senza recarsi allo sportello e monitorare costantemente i flussi per apportare eventuali aggiustamenti. Si tratta di un progetto organico, pensato sulla scorta dei dati che abbiamo registrato agli sportelli e sul quale puntiamo per migliorare la qualità del rapporto tra cittadini ed ente".

 

Le nuove misure di innovazione degli sportelli al pubblico dei servizi demografici

LE FINALITA'

Tra gli obiettivi da raggiungere per il 2013, il Comune di Cascina si è dato quello del re-design dell’organizzazione dei servizi demografici e statistici, che ottenga i seguenti effetti:

- Progressivo incremento della qualità del servizio e gestione efficiente delle risorse disponibili;

- Tempi certi per l'utenza;

- Rafforzamento dei canali alternativi allo sportello;

- Monitoraggio dei risultati e miglioramento continuo.

I DATI

A tal fine, il Comune di Cascina ha analizzato i dati relativi all’utenza che negli ultimi mesi si è rivolta agli sportelli dei servizi demografici e statistici. Dalla rilevazione risulta che:

- A oggi la popolazione residente a Cascina è di  44.972 abitanti, 19% in più rispetto all’inizio del 2000;

- Nel 2012 sono state rilasciate 7.200 carte d’identità, con un incremento del 3,3% rispetto al 2011;

- Nel 2012 le pratiche anagrafiche sono state 3.800;

- Nel 2012 gli atti di stato civile hanno avuto un incremento, rispetto al 2011, del 14% attestandosi al di sopra di 1.400;

- Negli ultimi 3 mesi (marzo-maggio 2013) il numero complessivo di utenti che hanno effettuato l’accesso al front office dei Servizi demografici è stato di 5.264 unità, di cui

o 2.183 cittadini si sono rivolti allo sportello per il rilascio della carta d’identità,

o 910 per effettuare un cambio di residenza o indirizzo,

o 1438 per richiedere certificati, autentiche di copie, autentiche di firma, legalizzazione di fotografie, ecc…

o l’afflusso medio giornaliero si attesta su 74 accessi, con giorni di maggiore afflusso concentrati soprattutto nelle mattine del lunedì, del  mercoledì e nei pomeriggi di martedì e giovedì.

I TEMPI DI ATTESA

I tempi di attesa variano in funzione delle pratiche da svolgere e dei giorni della settimana.

- per fare una carta d’identità il tempo medio di attesa minimo è intorno ai 15/20 minuti (ma possono essere raggiunti anche i 50/60 minuti di attesa massima), mentre il tempo di svolgimento della pratica è intorno agli 8/9 minuti;

- il tempo medio di attesa di una pratica di residenza è di circa 20 minuti, tempo necessario anche per lo svolgimento della pratica, e si può arrivare anche ad un tempo massimo di attesa di 50 minuti; 

LE NUOVE MISURE DI INNOVAZIONE DEL SERVIZIO

Sulla scorta di questi dati, l’Amministrazione comunale ha deciso di intervenire con le seguenti misure di innovazione del servizio.

A) Rafforzamento dei servizi ON LINE

- AUTOCERTIFICAZIONI. Il servizio sarà attivo da lunedì 17 giugno 2013. Consiste nella possibilità di accedere alla consultazione dei dati anagrafici e alla compilazione delle autocertificazioni on line: il cittadino potrà registrarsi sul sito internet del Comune e ritirare successivamente le credenziali (login e password) presso l’Ufficio relazioni con il pubblico (URP). Con esse potrà consultare i propri dati anagrafici e stampare le autocertificazioni pre-compilate relative a: residenza, stato di famiglia, luogo e data di nascita, cittadinanza, matrimonio o stato libero;

- PRENOTAZIONE DELLA CARTA D’IDENTITA’. Il servizio è in fase di perfezionamento. Il cittadino potrà accedere, previa registrazione, al portale e prenotare il giorno e l’orario in cui recarsi all’ufficio anagrafe per il rilascio della carta d’identità senza dover fare la coda;

- RESIDENZA SUBITO. Il servizio è già attivo. Per effettuare un cambio di residenza o indirizzo non è necessario recarsi all’ufficio anagrafe. Si può anche inviare la dichiarazione di residenza con lettera raccomandata, per fax, per posta elettronica certificata.

B) Razionalizzazione dei flussi

Nei giorni e nei periodi di maggior affluenza, accade che la domanda di servizi sia superiore ai tempi necessari per erogare i servizi stessi. Ciò costringe i cittadini a lunghe attese ed il personale addetto a continuare l’attività di sportello ben oltre l’orario di chiusura. Tale criticità ha continuato a ripetersi nonostante venga usato, da tempo, un sistema elettronico di prenotazione (il cosiddetto 'eliminacode') che consente ai cittadini di prenotare il numero di chiamata allo sportello di riferimento.

Si rende quindi necessario un miglioramento organizzativo del servizio, intervenendo sul sistema elettronico di prenotazione, in modo tale da razionalizzare l’accesso degli utenti. L’Amministrazione comunale ha quindi deciso che, a partire da lunedì 17 giugno 2013, il sistema elettronico, secondo i tempi di attesa stimati, distribuirà le prenotazioni per i servizi richiesti sulla base del numero delle prestazioni effettivamente erogabili nell’orario di apertura degli sportelli al pubblico. 

C) Potenziamento delle attività di comunicazione e informazione

- restyling del sito web del Comune: i Servizi demografici avranno una propria sezione dedicata all’interno del nuovo sito istituzionale, nella quale il cittadino potrà recuperare tutte le informazioni necessarie sui servizi che vengono svolti, sulla documentazione necessaria per ridurre l’incidenza degli errori nella presentazione delle richieste, e accedere alla modulistica;

- inoltre è in sperimentazione nell’atrio dei servizi demografici un monitor informativo sul quale scorrono le informazioni sui servizi che vengono svolti all’ufficio anagrafe e che i cittadini, in attesa di accedere allo sportello, possono consultare in modo da essere informati sulla documentazione necessaria per poter richiedere il servizio.